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以流程为核心的费用管控

发布时间:2020-09-21

浏览量:2881


序言

费用管控是一个老生常谈的命题了,在此文中我们引用流程管理的思想,去简单阐述以流程为核心管控费用的优势。


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l  企业现状及问题


在多数的集团型企业中我们会发现几个特点:


1、 与费用相关的系统很多,如财务系统、供应链系统、客户关系管理系统、合同管理系统、预算管理系统、OA等等;

2、 数据统计耗时耗力,数据的清洗、提取很难,无法随时统计出想要的费用数据;

3、 费用管控薄弱,预警、监控、合规存在着漏洞。


我们可以想象一个集团型企业,有着诸多的机构、流程、系统,运维的IT人员频频四处救火,还要忍受业务部门的不断吐槽,“做程序猿真不容易”。


l  集团费用管控的诉求


我们走访了一些企业,会提出他们的诉求,大致可以归结为四点:


1、集团管控需要一个统一的门户,做信息展示,同时集中处理流程、提醒、预警等,让员工不用登陆多套系统;

2、组织架构是管控系统的重心,需要考虑后续的易维护、一人多岗等情况,其中涉及到了行政组织、预算组织、核算组织,行政组织中通用的层级审核规则、特殊化审批规则,应都具备配置化的方案;

3、端到端流程管理,流程应具备很强的串联能力,能自动触发关联流程,能自动过滤重复节点,但又不影响内审需要;应具备很好的监控能力。

4、费用管控应围绕着预算,可以全面控制相关的付款、合同、资产、项目等,预算的编制应该足够灵活,可自定义,如管理费用、固定资产、在建项目、采购物质等,可以在所有涉及到预算的表单中进行预算检验,及做出相应提醒。


l  集团费用管控应用架构


Ultimus安码进入中国有16年,做了很多的集团型企业,我们的思路是以流程为核心,先为企业梳理出与费用有关的所有流程,哪些流程是线上的,哪些是在线下的,哪些是可以优化的,最终的目标是在一个平台上集中管控流程,让费用的数据是合规、唯一的。


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l  集团费用管控之预算管理


(某些集团企业已经有预算管理的系统,那可以不去关注。)


预算管理中常见的业务范围:


ü  管理费用预算,依据时间、部门、费用类型进行全年预算编制,各部门预算汇总,形成总资金预算池;

ü  固定资产预算,依据资产分类,各部门根据编制模板要求进行全年预算编制;

ü  在建项目预算,依据在建项目,各部门根据编制模板要求进行全年预算编制;

ü  采购物质预算,依据物质类型,各单位根据编制模板要求进行全年预算编制


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(流程发起端)



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(费用使用看板)



l  集团费用管控之项目费用管控


集团管控的费用主要包含了日常费用、固定资产、项目费用、物料、薪资等,这里不再一一描述,仅举例项目费用的管控。


ü  项目立项,在建工程项目的立项申请流程,相关项目信息填写,满足跨组织项目的审批流转;

ü  项目预算申请,针对该次项目申请预算费用,占用全年项目总预算中的这部分预算资金,允许分摊;

ü  项目费用报销,无合同的项目费用报销,如差旅,选择相应的项目归集;

ü  项目合同签订,有合同的项目费用报销,应付条款,允许多合同存在;

ü  项目费用付款,付款扣减预算,凭证传入财务系统。


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(项目总览)



l  以流程为核心的费用管控的优势


端到端:费用从发起到支付,整个过程是透明的,可以一目了然,不存在因为断档而产生一些人为的失误;

灵活性:企业的组织架构、业务模式都可能变化,以流程的方式搭建的费用管控,可以非常灵活、轻易的随需而变;

易用性:无论是PC端、还是移动端,员工不用培训,就知道如何操作系统,没有复杂的模块和功能,更多的是流程和台账,对于系统上线后的推广是非常有利的。




作者简介:


BPM领域专家 —— 朱春明

安码(中国)资深顾问  

美国威斯康星协和大学MBA

专注于流程领域超过10

擅长为国内外中大型企业提供以流程为导向的数字化解决方案。