发布时间：2023-06-16
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应付账款三单匹配指：采购订单-采购入库-采购发票，三单匹配。企业在进行采购管理，在降本增效的过程中，不断提升管理的信息化和数字化，不同的企业，所处的信息化和数字化水平也不相同，特色也不同，概括来说 ，可分为如下几个阶段：
第一阶段，人工纸质；
第二阶段， 逐步电子化 目标是 线下纸质的单子 电子化成表单到系统并需要审批（基于BPM的流程）这个阶段是各流程直接是断 并且涉及的所有采购活动是逐渐电子化；
第三个阶段， 逐步数据连通，涉及采购活动 流程之间是连通的 但是并不是涉及的所有采购；
采购是成本，付款是关键。采购管理中有个重要的原始，应付账款三单匹配原则：PO（采购订单）+GR(收货采购订单)+Invoice 。 用户提出采购申请，经过审批，采购申请单流转到采购部，采购部进行采购。采购完成后，供应商会将物品，送货单，发票送到采购部门，采购部门将采购物品和送货单交给仓库做收货处理并开出收货单。随后采购员将收货单，采购订单，采购申请单和发票进行匹配，如果一致，则将单据送给财务部要求付款。而财务部检查三单是否匹配，以及三单和采购申请单是否匹配。
初创企业、创业公司、一些历史企业一般处于第一阶段，采用纸质和Excel记账，三单匹配的工作是由财务部完成，财务人员需要人工查找采购订单，核对工作最大，重复劳力，效率低、易出错，耗时又费力低效，比如并非所有的付款需要经过付款审批,如果采用ERP 关闭会自动按照账期排期,在收货完成后，不需要再发起付款申请流程，系统会自动进行付款。
随着社会和企业的发展，企业会采用了电子化系统（ERP），逐步迈入第二阶段，会把纸质采购订单、收货单和付款单录入到系统，实现数字化，但是ERP系统有自身的特性，记录静态的最终数据，业务管理者会发现不能实现采购全生命周期管理和监控，产生订单数据过程没有监控及可追溯行。企业需要记录采购各流程的数据，进行精细化管理，需要采用BPM管控过程，建立一套自动化三单匹配方案，解决以下核心问题：
1. 发票快速采集：通过条码枪或扫描仪批量扫描。
2. 批量验证发票真伪：连接国税查验平台
3. 确保发票数据100% 准确，解析识别发票信息（含详见清单、备注）
4. 连接ERP接口，获取PO、GR、供应商信息，设定自动化匹配逻辑。
5. 匹配成功自动生成记账凭证。
6. 批量认证已匹配成功的发票。
备注：与供应商约定将PO号写入发票
方案1：若是需要强管控三单匹配，可使ERP生成入库单或者入库单生成发票时进行是否一致校验，若不一致不允许保存。
方案2：采购订单与采购入库一致，可以在入库单后增加供应商对账单，采购方与供应商对账一致通知供应商开票，然后通过供应商结算单生成采购发票。通过系统发出供应商对账保障三单匹配。
方案3：使用企业采购商城例如：甄云、友云采、震坤行、京东工业品、商越、西域等平台与ERP直接对接。
在具体执行上，由于采购方的业务管控不同，每个方案细节上都会衍生不同的管理问题，需要针对不同的业务场景出具不同的解决方案。
采购管理是现代企业中至关重要的一环，对于企业的发展和运营具有重要的意义和作用，通过优化采购流程、选择合适的供应商、加强供应商管理、建立风险管理机制和不断提升员工能力，提高采购管理水平，从而实现企业的可持续发展和竞争优势。
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