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会议组织流程

发布时间:2023-02-15

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我们每个人一生会组织或参与大量的会议,有些是正式的,有些是非正式的,同样的一家公司所有员工合计起来也会投入大量的时间在会议上,因此,会议组织的效率和质量就显得非常关键了,也是企业降本增效非常关键的一个环节。


本周末的上午公司召集了中高层一起进行了2个半天的年会,原计划每个会议都是9点至12点,但最后都超时到1点左右,并且会议并没有得出比较明确的结论,刚好学习了台湾著名培训讲师余世维的《有效沟通》课程里面关于开会方面的流程,整理如下:


1:会议准备阶段需要明确必须参加和随意参加人员名单,同时提前设置好会议议程Agenda,列出每个议题的负责人,同时方便随意参加人员 按照议程时间仅参加部分议题。


2:谁主持?以及如何安排会议座位?我们可以把会议主持人或负责人按照角色再细分下:


- 主席:通常由参会人员中职位第二高的人担当,负责会议秩序的管控,如果有明确分歧,负责管控会场,以便有正常讨论秩序;

- 导言人或引言人:负责Agenda 中各分议题的主持,引导该部分议题的高效讨论,并得出初步结论;

- 观察员:参会人员中职位最高者,主要是倾听及理解会议讨论的内容,并且作为会议结论的最后负责人(当其他人无法拿出会议结论的时候)


关于座位的安排,建议设置如下:



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3:谁先发言?


在会议中,谁先发言并没有特别的规范或标准,但通常有由下而上,由外而内的指导意见。

在一场会议中,尤其参会人数比较多的情况下,需要提前针对分议题进行自下而上的充分讨论及准备后,然后在大会议上由分议题主持人把前期讨论的初步结果拿到会议上进行表决或确认,以便更快形成结论。

另外如果参会人员有来自分公司、区域公司、一线销售员、门店经理等,首先倾听这些能听得到炮火的人员的有效反馈。

按照以上两个指导原则,可以有效避免把会议开成了宣贯会,或者更多听到领导的单向要求。


4:谁负责+谁追踪?


大部分的会议都需要达成共识以及成果,那么谁来负责会议的落地,谁来负责跟进追踪呢?通常是谁召集会议就由谁来负责跟进,通过这种倒逼方式也可以大大减少很多不必要的会议,或者会而不决的困境。


5:谁在浪费时间?讨论+表决


会议的主持及秩序维护显得很重要,设定好的会议时间,每个分议题多长时间,时间截止不管是否完成发言,都及时叫停,设定这样的规则,才能让会议组织者对会议时间控制负责。


会议主题确定后,相应可以提前准备的资料都需要在会议前准备好,而不是大家在会议现场进行背景资料的普及或阅读,只要进行讨论后即可表决,这样会大大提高会议的效率及有效参与。


6:谁结论?导员人->主席->观察员


召开会议最重要的是要有结论,那么到底谁应该对会议结论的产生负责呢?通常是按照会议角色来排序,第一优先的是分议题的主持人或导员人,如果导员人无法得出会议结论,那么就需要会议主席来得出,最后才是观察员(会场中最高职位者),总之一场会议下来如果无法得到结论的话,这个会议是失败的,参与会议的人员不得离开会场,而是需要进行检讨,计划如何重新召开会议,以及如何避免类似的会议结论流产事情的发生。


每个人或每家公司关于会议的流程及要求各不一样,以上由管理大师余世维提供的解决方案还是很有借鉴意义,大家可以基于这个基础进行适当的调整,找到更符合自身企业文化、管理要求的会议流程,然后经过实践后不断优化及迭代,最终形成一套有效的会议管理流程。


同样的现在已经是数字化的时代,我们可以借助类似Ultimus 安码公司提供的 BPM 流程以及低代码平台 UWF 来配置及开发一套完全个性化的 会议流程及管理平台,同时这样的平台是能支持后续不断优化及调整的,而不是固化的流程或系统,这样也才能满足企业的发展诉求。