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如何启动流程管理项目

发布时间:2020-07-22

浏览量:1560


在过往的10多年,因为工作原因曾经有机会拜访过上百家各行业客户,包括负责 BPM 软件选型的IT部、需求提出方的业务部门(使用部门)、企业管理层等,由于 BPM 理念一直缺乏统一或标准化,各企业不同人员对 BPM/流程管理 的认知程度也很不一样,加上各咨询公司或厂商出于各自的宣传需要,也给到客户有时候很不一样的信息,本文希望通过回答几个常见的问题帮助大家对BPM/流程管理有更进一步的了解,同时也提供一些参考意见。



问题 1:什么是BPM?


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关于 BPM 的概念目前为止还缺少一个相对比较统一或规范的定义,我们可以从不同角度来理解:


首先,从字面意思 BPM 是 Business Process Management 的缩写,也是从国外引进的新名词(其实在国外已经有接近40年历史了),国内的翻译也没有统一的标准,常见的有 业务流程管理、流程管理、商业流程管理、企业流程管理,虽不必咬文嚼字,但相对来说还是要体现两个关键信息,Business 商业/业务/商务,指的是企业的生意,Process Management 流程管理;


其次,BPM 有比较泛指的流程的管理,也可以分为管理学科的 流程管理 和 偏向 IT 落地的 BPMS - BPM System 系统,前者更多的是从企业管理角度,后者更加关注流程的自动化和数字化;


最后,不管是从哪个角度而关注BPM,核心还是针对流程 Process 作为切入点进行优化管理或数字化,从而提升企业的效率和效益。企业可以从不同角度,不同方式进行管理提升和信息化支撑,因此,BPM 也不是万能的,而是专注在流程的改善,也不能有过高或不切实际的期望值。


问题 2:有了ERP、OA等系统,还需要BPM吗?


很多客户已经实施或开发了核心的系统,比如ERP,以及辅助ERP的OA 办公自动化及审批系统,是否还需要BPMS系统呢?因为往往这些系统都自带Workflow工作流模块。这个问题没有一个直接的答案,一方面和企业的管理颗粒度要求有关,另外也和所上线的系统本身的工作流能力有关。



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BPM和ERP、OA系统之间的共同交叉点是工作流,流程自动化,但各自都有其专业的定位,也是无法互相取代的,BPM 相对来说是专业的独立的流程梳理、优化及自动化管理平台,从流程全生命周期管理角度,具有更加完整、全面,同时也具备更加丰富的即买即用(out of box)功能,还有具备更强的二次开发及可扩展性能力,这些特点对于企业的管理精细化要求高,企业现有系统相对封闭及固化的客户来说就非常有帮助


笔者在另外的几篇文章详细介绍了这些系统之间的关系和对比,链接如下:



问题 1:是否需要引入专业咨询公司负责流程梳理及优化?


回答这个问题前需要对企业的流程进行分类,如下为常见的一种分类:


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通常我们建议:


针对管理支撑类流程不需要引入专业咨询公司,大部分OA 或 BPM 专业厂商或服务商,包括企业内部(比如企管办)都可以自行进行梳理,或者建议可以参加一些流程管理的培训课程即可掌握基本的流程梳理及设计能力,同时管理支撑类流程在企业的ISO体系或规章制度都会有体现,也相对比较成熟;


核心业务类流程,也叫做端到端End to End 业务流程,涉及企业的核心业务支撑,从市场营销、产品研发、生产制造、采购管理、订单交付、售后服务等,每个环节对企业的运营都是非常关键的,这类企业往往比较复杂,比如跨部门接口等,这类流程建议引入专业的流程管理咨询公司和团队来负责流程的梳理、设计及优化。


问题 2:选择怎样的咨询公司?


市场上咨询公司琳琅满目,有传统的四大咨询公司,也有很多细分领域的咨询公司,聚焦到流程管理咨询公司,笔者比较了解的有两种类型:


第一种:交钥匙工程的方式,由咨询公司派驻相对完善的顾问团队入场,组建客户跨部门小组,设定相对明确的项目SOW,制定及负责SOW范围内多少业务域,实现包括几级的流程梳理及设计,项目验收时候提供非常完整的交付物,这种方式更多的是依赖咨询公司团队,企业甲方则作为业主负责验收;


第二种:知识转移,师傅带徒弟,培养企业内部流程顾问或专员的方式。这种合作方式并没有一个明确的项目范围,更加重要的是培养内部团队,完成企业的流程管理工作,笔者比较熟悉的美国普睿驰就是采取这种方式。


问题 3:和流程咨询公司如何合作?


针对知识转移型的咨询公司合作方式相对比较新颖,如何引入及合作对比传统的交钥匙工程大家比较陌生,以下基于普睿驰(北京玖系统管理咨询有限公司)的合作方式作为参考介绍下:


Step1:2 天工作坊 workshop,通过培训的方式,以企业现有流程为背景,作为训练素材,主要包括:


企业或流程的现状;


人们对流程的理解;


设计能力+基础悟性评估;


判断流程是否是最为紧迫的工作,通过流程是否可以解决企业当前的主要问题。



通过2天的工作坊,希望完成:


1:西方的知识体系 和我们传统的差异,是否可以接受?


2:王翔老师的专业度,是否认可?


3:王翔老师通过2天工作坊,是否了解客户公司的业务,是否具有行业洞察力?


4:王翔老师的人品、个性,客户的团队是否认可,双方文化融合度如何?


主要成果:


协助客户物色及推荐3-5个未来的企业内部流程徒弟/流程咨询师;


双方互相评估及面试的过程,直接讨论企业真实的流程,2天工作坊也完成了咨询前期的调研工作,确定是否进入Step2的合作。


Step2:流程咨询阶段


企业流程体系设计(流程资产盘点),大概1-2个月周期,梳理出20-30条端到端的流程清单;


每个月2次,每次2-3天,大概12人天;


第一条最关键,最优先,最不顺畅的流程设计,1.5个月周期,大概6-10人天;


3-5个流程徒弟一起完成企业内第一条流程的设计。


Step3:不定时辅导阶段,按需计费


Step2 第二部分企业内部完全可以独立自主设计流程后,进入到Step3,不定时到现场点评及评估企业内部自主设计的流程,给予专业的回答及辅导。


问题 4:流程梳理及咨询后是否一定要引入BPM软件?


很多客户需要提升及关注的是企业核心业务类流程,也经过了专业的咨询公司对核心流程的梳理、设计、优化,制定系统性的流程目标、流程图、流程职责、流程绩效等,那么完成这些工作后是否一定要上BPM系统呢?这个问题答案也是取决于企业的实际情况,比如企业现有的IT系统是否可以很好的覆盖及满足这些梳理过的流程运行及管控?或者现有手工的方式是否可以很好的满足企业管理或运营的需要?


如果这些答案都是否定的话,那么建议每梳理设计一条端到端的流程后,及时的同步导入到专业的BPM系统,实现流程的数字化、在线化、智能化的运行及分析,同时可以无缝的集成企业现有的其它业务系统,实现数据一致性、完整性,减少手工的低效及错误。


流程管理已经走过将近40年的历史,这个概念也已经被各专业业务系统所吸收采纳,流程管理的数字化技术也非常成熟,国内外的BPM 咨询公司以及IT厂商也非常多,但也由于缺少统一的定义或标准,服务商之间良莠不齐,企业客户和厂商之间的信息不对称问题也还未得到很好解决。


在众多新概念、新技术层出不穷的今天,BPM/流程管理/BPMS 也还扮演着非常重要的作用,企业客户也会更加务实的看待它的定位和价值,从企业管理的根本及核心出发,搭建好企业跨部门跨系统的核心业务流程管理系统。




关于作者


Tony 苏克东,具有超过18年企业管理咨询及信息化经验,尤其在业务流程管理 Business Process Management 领域,为众多大型企业提供过专业流程转型及IT落地项目服务,具有丰富的企业变革的引导经验,曾经负责过专业服务、市场及营销团队,现为Ultimus 安码中国首席运营官。Tony 毕业于英国考文垂计算机信息科技学士学位,复旦-港大工商管理学硕士学位,并获得Beta Gamma Sigma 终身会员。