发布时间：2020-03-12
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序言
合同是企业经营管理基础工作的重要内容，是企业通向市场的桥梁和纽带。
其重要性是毋庸置疑的，对合同管理的“增效降险”也是越来越受到企业的重视。
在本文中，我们主要是阐述数字化管理合同的必要性，首先有必要简单介绍下合同管理和合同管理系统。
l 合同管理
合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。
l 合同管理系统
合同管理系统，是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。
1、法务工作者需要与时俱进
数字化转型是很多的企业在考虑的一件事情，也是必然要做的事情，除了我们传统的人事、财务、销售、采购等部门外，那么我们的法务部门是否也应该考虑数字化转型？
合同管理系统，是法务工作者进行数字化转型的有效信息化工具。
首先，和大家分享下，我们探讨出的企业合同管理方式演变的四个阶段：
（合同管理方式演变）
第一阶段：纸质合同管理
该方式最大的问题在于传阅不方便，无法起到高效协同的目的。
第二阶段：电子合同管理
该方式最大的问题在于属于个人行为，对于企业存在流失风险。
第三阶段：非结构化合同管理系统
该方式最大的问题在于流程控制和统计分析不方便，无法为数据中心提供有效数据。
第四阶段：结构化合同管理系统
该方式是我们认为的目前最为有利的一种管理合同的方式，可以把合同关键数据标签化，如合同金额、收付款时间、签约方信息、合同类型等，有利于为其他系统提供真实数据，特别是对于ERP和数据中心。
2、结构化合同管理的核心
我们认为结构化合同管理是企业数字化转型的必然组成部分，在结构化合同管理中，有两个核心点需要大家注意：
l 全过程管理
需要对合同的四个阶段进行全方位的管理，以及与合同涉及的项目、客户、供应商、收付款、发票等的多维度全关联管理。
l 数字化管理
尽量采用模板化管理，降低合同风险，同时需要支持多组织的合同管理，多系统的数据串联，让合同数据变成结构化数据，可复用，可统计。
（合同管理的四个阶段）
3、结构化合同管理系统的特点
无论是法务工作者，还是我们企业的IT，在选择合同管理系统的时候，一般会着重于对合同本身的管理，如模板是否支持、在线编辑是否可以、合同台账有没有等等，往往会忽视了合同管理流程的精细化。
我们认为，结构化合同管理系统需要具备两个特点：
l 合同文本管理功能齐全
这部分着重于对合同范本、合同版本、合同归档、关联文本的管理，更注重于通过信息化手段对合同本身的管理，方便使用；
l 合同流程管理的延伸性
这里其实存在着一个矛盾点，合同关联流程，如合同评审流程、合同变更流程、用印申请流程，这些流程一般都在企业的OA系统中都存在，而OA系统又无法做到结构化管理合同，也就造成我们的法务工作者无法很好的“增效降险”。
因此，我们认为结构化合同管理系统，必须有其延伸的能力，其中有两种方式：
1、 与OA系统的流程集成，数据做到有来有回，流程在OA，合同管理在合同管理系统，存在的问题是流程审核太简单，模板的同步、主数据的同步时效性不好；
2、 与OA系统仅做单点登陆，通过OA系统进入到合同管理系统，完成合同管理相关的工作，同时把关键数据抛送给ERP、财务系统、订单系统等。
第二种方式，显然是优于第一种方式，无论是后期的维护，还是用户体验来说，都是更优质的，这是一种“弱耦合”的方式。
但是，要实现第二种方式，就对我们的合同管理系统提出了一个“流程管理精细化”的要求，比如合同评审流程，在一个多业态的集团中，根据合同金额、类型、签约方资信等规则，走向是非常复杂的，涉及的规则可能就有上百种，那就要求合同管理系统必须具备很好的“延伸性”了。
大家可以参考下Ultimus安码的合同管理系统，还是具备结构化合同管理系统的两大重要特点的。
（结构化管理合同的特点）
4、 结构化合同管理系统的价值
结构化合同管理系统，相比较于非结构化合同管理系统，我们认为有三个特殊的价值点：
l 数据提取更方便：
数据的保存方式是结构化的，容易提取形成统计分析报表，关键数据的定义，可根据每家企业个性化配置。
l 流程管理更精细：
支持集团多业态复杂合同流程，允许同时存在上千个逻辑判断规则，做到流程的端到端管理。
l 多系统集成更方便：
通过配置的方式，实现与第三方系统的数据传递，尽量减少数据的重复录入，以免造成风险。
作者简介：
BPM领域专家 —— 朱春明
安码（中国）资深顾问
美国威斯康星协和大学MBA
专注于流程领域超过10年
擅长为国内外中大型企业提供以流程为导向的数字化解决方案。
