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导入BPM 致胜法宝 - 强有力的 BPM 团队

发布时间:2020-02-25

浏览量:901

如何成功导入 BPM 的致胜法宝,笔者在另外文章中谈到 《要更加关注外部流程》《方法论》《如何把组织打造成动态自适应系统》,本文回到一个基本的要素,即如何组建一支强有力的BPM团队。

在详细介绍 BPM 团队 应该由哪些人员组成之前,我们回顾下 BPM 的定义或方法论:

世界知名BPM软件厂商 Ultimus 创始人 Rashid Khan 对 BPM 的定义为:BPM 指的是通过对企业内部外部的业务流程的整个生命周期 进行建模、自动化、管理监控和优化, 使企业利润得以提升的一门学科,是企业中业务流程管理的方法。

导入BPM 致胜法宝 - 强有力的 BPM 团队 - Tony

根据以上市场对 BPM 比较通用的理解,一个高效的BPM 团队需要包括负责流程建模、自动化及整合、管理及优化各个环节的人员组成,这些成员可能来自企业各个不同的部门和岗位,扮演不同的角色来推动企业的流程优化及数字化转型,而更加关键的是需要同时提供相应岗位的人员 更好的工具,这样才能使得工作更加简单及高效。

常设机构 vs. 虚拟团队

企业高效运营需要有一个支撑业务发展的 组织架构和流程体系,同样的,要想做好企业的 BPM 流程管理优化及IT 落地,其中一个非常重要的关键成功因素 KSF 在于组成高效的 BPM 团队。

在和大量企业组织沟通这个议题的时候,有比较大的不同意见,第一种是主张需要单独建立一个流程管理部,专职专岗,专业分工;第二种主张则认为 流程管理部不作为常设机构,而是类似企业的管理委员会,作为虚拟团队,从各专业部门抽调人员参与。两种组织团队方式各有利弊,不作为本文重点来阐述。

以下为某制药企业的 BPM 团队组织架构:

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CPO - Chief Process Officer

企业中有各种常设的 CXO,比如 CEO、COO、CMO、CIO,前些年提倡建立独立的专业BPM部门的企业新增了 CPO - Chief Process Officer 首席流程官,可想而知流程管理在该企业的重要性。

不管企业是否有专门的 CPO岗位,对组织的战略及流程落地需要有清晰的认知及梳理,国际著名流程管理咨询公司,RBG咨询集团(Rummler-Brache Group)提供了一个很好的框架来回答如何将战略落实到流程,让流程实现战略:

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流程拥有者 Process Owner

流程拥有者 可以理解为 流程的主人,普睿驰首席顾问王翔老师就喜欢称之为流程业主,主要负责特定的流程的制定、设计、管理及分析优化,使用清晰明了的流程,更加有有效执行工作职责,并且产生有效的产出(产品或服务)给到企业的客户(内部或外部)。

流程拥有者关心流程的成果/绩效以外,也关心流程的过程,可以和流程分析师密切合作,使用专业的流程图形化设计工具进行流程建模及分析,实时动态掌握流程运行状况,分析流程瓶颈及进一步优化改进。

流程分析师 Process Analyst

业务流程分析师是 BPM 团队的重要成员,也是流程设计的专家。他在 BPM 团队中并非软件开发者,因此使用的工具必须是图形化、可视化、易用,无需具备编程等知识。

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流程分析师通常来自企业的各专业职能部门,他们通常在该企业已经工作多年,对企业的业务非常熟悉,加上经过专业的 BPM 公司的培训及辅导下,负责企业后续流程的相关设计工作:

勾勒或规划企业的流程(AS-IS 和 To-Be);
定义必须由自动化流程处理的异常情况及例外事项;
梳理流程,参与流程测试并寻找出潜在问题;
了解组织架构及从属关系;
流程建模及文档化;
实时动态监测及分析流程运营绩效,以及
持续进行业务流程的优化及改进。

IT支撑团队:IT 设计师、IT 开发人员、IT 运维服务人员

除了需要非常熟悉企业战略,解码落地到流程的CPO,以及对流程拥有管理责任的流程拥有者,还有善于流程设计的专家以外,在企业进行流程落地,以及数字化转型的过程,还是需要建立一支专业的IT支撑团队,分别负责IT设计、开发及运维服务,由于是非常专业化的工作,该工作在很多世界500强实践中,这部分是可以进行 BPO 外包的:

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IT 设计师/实施顾问

他们与流程分析师紧密合作,建立自动化的流程。IT 设计师最了解 IT 架构,但他们不是程序员,他们须具备下列能力,进行相关工作:

基于流程设计师前期已经完成的流程图以及流程,理解流程需求,并进行合理的IT落地设计;
设计表单原型或使用现有电子表单,及定义表单的数据项;
设计流程跳转的规则及异常情况的处理;
与其它第三方系统整合的方案设计;以及
在自动化流程正式上线前,先行测试及模拟仿真。

软件开发人员/二次开发

他们在 BPM 团队中扮演着重要角色,但是,除非系统整合情况复杂,或有其它必须通过编程及二次开发解决的问题,否则不一定需要开发人员。需要开发人员时,他们需要相关工具进行下列事项:

可以使用开发人员熟悉的通行工具,比如微软的Visual Studio进行二次开发;
使用 XML、Web Services或其它标准方法,就能调用表单或工作流程;以及
能在 BPM 应用程序及 ERP、CRM与其它功能所用的后台系统之间建立数据集成。

IT 运维服务人员

只要 BPM 系统开始执行,他们在维护管理上,就扮演着举足轻重的角色。他们需要能在其它管理控制环境下使用的工具,来进行下列事项:

监控系统的执行性能;
配置服务器环境参数;
管理硬盘空间及数据库使用情形;
分析系统日志文件;以及
统计分析系统使用率。

写在最后

任何企业想要在流程管理项目建设上取得较高的投资回报(ROI),建立一支强有力的 BPM 团队无疑是非常重要的,笔者更加建议企业内部建立虚拟的 BPM 团队,充分授权及吸纳各专业部门的人才,形成常态机制化的流程全生命周期管理,结合外部流程管理咨询公司及专家顾问,引入专业的 BPM 解决方案,实现流程数字化转型,建立企业差异化竞争优势,实现流程性组织,建立可动态自适应商业系统。


本文作者简介:


Tony 苏克东,具有超过18年企业管理咨询及信息化经验,尤其在业务流程管理 Business Process Management 领域,为众多大型企业提供过专业流程转型及IT落地项目服务,具有丰富的企业变革的引导经验,曾经负责过专业服务、市场营销团队,现为Ultimus 安码中国首席运营官。Tony 毕业于英国考文垂计算机信息科技学士学位,复旦-港大工商管理学硕士学位,并获得Beta Gamma Sigma 终身会员。


备注:文章中图片及素材除了明确标注以外,均来自普睿驰RBG 和Ultimus 安码公司提供的原创内容,转载请注明来源。


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