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医药会议活动管理方案,让管理变得高效轻松

发布时间:2022-12-06

浏览量:458


医药行业的发展离不开会议活动支持,举办与开展各类学术会议是重要且十分有意义的行业交流与发展途径,而在实际策划和执行过程中,医药行业的会议往往有以下几个特点:

 

² 行业监管严格,合规难控,会议进展流程难把握;

² 规模大,参与人数众多,线上嘉宾报名与嘉宾入场难以管理;

² 会议信息丰富,专业内容较多,需要一个能够对外展示的平台用于发布会议信息、简介以及资料下载;

² 医药医疗行业大会往往会针对一系列新兴医疗器材、技术、药品进行研讨,对会议安全性要求较高,会场安全、嘉宾身份识别也是主办方非常关注的点。

 

因此每一场医药会议活动成功举办的背后,离不开数字化技术的加持,基于安码BPM流程数字化平台的医药会议活动系统,打破平台界限,事件任务智能分配,实现任务驱动的工作方式,微信公众号,实现双平台交互,整合CRM、BPM及财务系统、给用户带来高效便捷的协同,让管理变得更轻松

 

医药活动管理全业务流程蓝图



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● 预算管理


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会议预算可以分解到月、部门、区域、药品等维度,如未按时申请,会提前发出预算提醒,同时支持预算可以通过EXCEL导入  


 

● HCP注册及准入


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规范HCP演讲者信息采集及来往过程记录。成为演讲者有两种选择,一种是现有的内部员工成为演讲者,另一种是外部顾问成为演讲者,通过演讲者的创建过程;顾问也可以通过企业微信或钉钉用手机进行注册,经过审核,最终保存到演讲者库中。



会议申请、邀请签到及反馈


活动可在平台上创建,并由各部门主管审批,审批完成后发布到微信公众号上;


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同时申请人可看到流程走向,审批完成后推送会议邀请二维码到移动端。

HCP收到会议邀请,可以在线报名,审批完成将报名信息写入会议列表里,并返回一个签到二维码。HCP通过多种方式注册或者关注微信公众号,微信公众号绑定个人信息,线下审核后,在收到活动推送时,可以反馈给会议,然后转移到统一的平台上。



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活动执行, HCP 现场签到及出席者管理。扫描HCP二维码签到,或者HCP扫描会议二维码签到,签到后会形成“电子签到表”。


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活动执行中,系统支持用户在活动后进行反馈,会议信息录入及查询。


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合同、采购及财务付款

在活动中,需要礼品等,必须对申请的相关礼物进行合规化审批,写清楚礼物用途,礼品适用范围(专家、医院等) 购买金额等时候符合企业相关合规性政策。然后进行相关审批,确认活动中礼品的合规性。


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因活动产生的合同,提交并经过审批,自动根据标准合同模版生成文档,并与现有业务系统集成


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合同付款关联预算进行管控,财务凭证自动写入ERP;


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多维度数据分析报表


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典型客户案例:


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本文作者介绍:


流程领域专家 — 李 勇   

安码(中国)区  技术总监

20年BPM行业信息化经验;

曾为西门子、迅达电梯、绫致时装、德克士、全家便利、舍弗勒、通用电气GE,BMS,欧姆龙、奇正藏药等数几十家企业,提供专业的流程咨询及信息化解决方案。



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