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外企常用的企业支出管理流程(Capex & Expense)

发布时间:2021-10-25

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近年来,外企的Controlling 部门对于企业支出管理更加严格和规范化,已经很难靠人工去管理了,必须要借助一些数字化工具来辅助管理,而利用Ultimus BPM进行规范化的流程管理则是一个很好的办法。

 

外企常用的企业支出(Expenditure)包括了Capex Opex  Capex是指资本性支出,英文全称为capital expenditure,一般指固定资产、无形资产、递延资产等资产的投入。Opex是operating expense 指的是企业的管理支出、办公室支出、员工工资支出和广告支出等日常开支。

 

1. 我们首先来讨论Capex管理:利用Ultimus BPM可以建立起来Capex的全生命周期管理流程,从项目立项,到采购执行,再到项目验收,Capex付款支出,资产转移和报废的全流程管理。



Ultimus Capex全生命周期管理主流程:



图片1.png

要做好Capex管理,就要从预算开始管理,每个PR都要关联对应的预算号,一般不能超预算申请,如果没有预算,就需要走预算转移的流程,或者走超预算申请的特殊流程。预算在PR申请之后就会被暂扣,在PO下单后才会正式扣减,如果PR没通过则会退回到预算池里。

同时PO订单也不能超过PR申请的金额,付款申请则要关联PO单据,根据PO的收货情况进行付款。这样才能管理好Capex的支出,不会出现超预算、超订单金额的付款情况,从源头和过程中做好管控。

 

1. 关于Expense的支出,可以分为有POExpense支出,以及报销类 Expense支出。有POExpense也要走PRPO的流程,但是预算控制一般不是按照项目来控制,而是按照Cost Center或者Department来控制的,只要在一个时间周期内整体花费不超过预算金额就可以继续申请。

 

报销类的Expense,则是走费用申请、费用报销的流程,中间还会有借款、还款等流程。



Ultimus UEM 费用报销主要流程如下:



图片2.png

Expense报销也要关联部门预算,在预算范围内报销。同时还需要做费用标准的控制,不同的级别,去不同的城市,会有不同的费用标准,理论上不能超标报销。超标则需要走特殊申请流程。

 

传统的费用报销需要先填报销单,再贴发票。现在借助Ultimus UEM系统,可以先扫描发票,识别发票信息发起报销流程,这样更加方便,同时系统自动做了发票的合规性校验,也让财务审核更加方便。


BPM的流程走完之后,可以和SAP同步,自动生成SAP的财务凭证。同时也可以和银企直联系统对接,实现在线付款的操作。让财务减少Accounting的工作,更多的去关注Controlling的工作,为公司带来更大的价值。

 

Ultimus 是一家GlobalBPM软件公司,在中国市场做了众多的知名外企客户,为他们做了企业支出管理流程。如:百威英博、迅达电梯、Swatch、舍弗勒、保时捷、西门子、Autoliv、威图等等。



作者简介


王根健 ——— Ultimus 华东区销售总监


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