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Ultimus 助力KVB预算管理控制迈上新台阶

发布时间:2019-12-27

浏览量:1052


近期,KVB 与 Ultimus 合作伙伴谷尼咨询 成功签约。依托在财务共享领域以及费用控制方面的丰富经验,谷尼咨询从项目调研、设计、开发实施到项目培训上线进行全流程服务,帮助KVB实现费用预算的全生命周期管理,通过BPM工具,定制审批流程,实现预算的透明化、流程化管理,助力KVB企业内控建设及其运营绩效的提升。


KVB昆仑国际成立于2001年,面向全球客户提供高端金融投资产品和外汇交易服务。


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传统报销流程,复杂低效


在系统上线前,企业员工的出差申请、各类报销的审批,主要是纸质文件、单据,手工操作,效率低;纸质单据在流转过程中,易丢失。这样的流程,既增加了财务工作人员的工作量,也不利于企业的合规运营。
本次上线的项目包含出差申请与报销、一般费用报销、资产采购、对公付款等多支流程,项目覆盖KVB在亚洲、澳洲、美洲等6个国家或地区的分支机构。



加强过程控制,贯彻预算执行


费用预算控制是本次项目的重点之一,Ultimus 合作伙伴谷尼咨询的工作人员根据企业各部门用户的需求进行项目规划设计、开发测试,项目在2019年底成功上线。
上线后的系统,与实际业务紧密衔接,流程管控既严格又富有人性化。以差旅申请审批流程为例,从出差的申请与审批、出差后的报销、财务审批,关注实际业务场景中的每个节点,对于工作比较繁忙、没有时间进行审批操作的领导层,系统会采用邮件等方式进行告知。
在员工报销环节中,财务提交完成后,会自动传递到SAP系统生成记账凭证。系统会根据KVB预算要求实现预算控制,在审批过程中可以看到预算情况,如果申请人超预算会有即时的预警提示。


为保证审批环节高效运行,在相关流程中,支持上传电子版票据等文档,为审批及财务过账提供原始凭证电子版支持。每个审批节点都会邮件通知待审批人。此外,系统还提供移动端的审批状态提醒,方便流程关键人员及时查询流程状态、执行操作。报销申请人还可以在系统里随时查询自己的报销状态,提升了报销体验。



集成SAP,人事管理更高效


该系统集成了新实施的 SAP 人事系统,实现人员及相关信息传递,助力员工自助服务,减轻了人力资源部门的工作负担。

系统上线后,员工可以在线发起休假申请审批及查询,自助查询组织架构、假期等信息,查询个人信息并可向 HR 提出修改申请、相关证明打印等。

此次项目的成功上线,实现了KVB预算控制的心愿,提升了企业费用控制与财务自动化的水平,将助力企业信息化战略的稳步实施。


Ultimus 合作伙伴上海谷尼管理咨询长期专注于企业流程绩效及财务自动化服务,为企业流程的咨询、梳理、建模、落地实施、分析优化、再造等各方面提供专业的解决方案,包括流程化项目管理、预算管理、费用控制、合同管理、采购管理、人事流程管理、ISO质量体系管理等成熟的解决方案和服务;同时为企业提供全面的财务共享信息化解决方案,包括企业费用管理,AP自动化,影像系统,发票验真,收发室管理,发票管理,供应商管理,会计档案管理,电子报账,开票自动化等专业的解决方案,全套的产品和服务。